DokuParse – Dokumentation & Anleitungen

DokuParse: Erste Schritte – Von der Anmeldung zur geprüften Extraktion

Was ist DokuParse?

DokuParse ist eine B2B-Plattform zur automatisierten Datenextraktion aus Dokumenten. Die KI liest Pflichtdokumente aus, Ihr Team prüft die Ergebnisse, und die strukturierten Daten gehen in Ihr Zielsystem.

DokuParse ist für drei Branchen gebaut:

• ESG & Lieferketten-Compliance: Lieferanten-Code-of-Conduct, ISO-14001-Zertifikate, SMETA-Audits und weitere Nachweise
• Immobilien-/Hausverwaltung (WEG): ETV-Protokolle, Hausgeldabrechnungen, Energieausweise
• Logistik & Zoll: Handelsrechnungen, EUR.1-Präferenznachweise, CMR-Frachtbriefe, Zolldokumente

Das Prinzip ist immer dasselbe: weniger Abtippen, geprüfte Daten, strukturierte Übergabe an Ihr System.

Die 4 Schritte: Von PDF zur Datenzeile

1. Dokument hochladen oder einreichen

Sie bringen ein Dokument in DokuParse ein — auf drei Wegen:

• Upload: Manuell über die Weboberfläche (immer verfügbar)
• E-Mail-Postfach: Dokumente landen per E-Mail direkt in Ihrer Prüfliste (ab Professional-Plan)
• Schnittstelle (API): Externe Systeme reichen Dokumente automatisch ein (ab Professional-Plan)

Pfad in DokuParse: Angemeldet → Dokumente → Hochladen

Limits pro Plan:

• Free: 5 Dokumente/Monat, max. 10 Seiten/Dokument
• Starter: 30 Dokumente/Monat, max. 40 Seiten/Dokument
• Professional: 300 Dokumente/Monat, max. 100 Seiten/Dokument
• Business: 1.200 Dokumente/Monat, max. 150 Seiten/Dokument

2. DokuParse erkennt und extrahiert

Sobald Sie das Dokument hochgeladen haben, liest DokuParse automatisch:

• Den Dokumenttyp (z. B. „Hausgeldabrechnung" oder „EUR.1-Präferenznachweis")
• Die relevanten Felder (z. B. Einheit, Soll/Ist, Positionen)
• Für jedes Feld einen Konfidenzwert (wie sicher ist die Extraktion?)

Wenn DokuParse unsicher ist, wird das betreffende Feld markiert — damit Sie wissen, wo Sie besonders aufpassen müssen.

Was passiert im Hintergrund:

• Das PDF wird gescannt und klassifiziert (GPT-4o-mini)
• Relevante Felder werden extrahiert (GPT-4o mit strukturiertem Output)
• Unsichere Felder werden farblich hervorgehoben

Pfad in DokuParse: Dokumente → Dokument auswählen → Reiter Extraktion

3. Ihr Team prüft (Freigabe erforderlich)

Alle Extraktionen müssen von einem Benutzer mit Prüfrechten freigegeben werden — das ist obligatorisch, nicht optional. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen, nicht bei der KI.

Sie sehen:

• Das Original-PDF links
• Die ausgelesenen Werte rechts
• Den Konfidenzwert pro Feld

Sie können:

• Felder korrigieren
• Die ganze Extraktion ablehnen (zurück zur Liste)
• Die Extraktion freigeben

Die Freigabe erfolgt über einen zeitlich begrenzten Approval-Token (15 Minuten Gültigkeit), der verhindert, dass ungeprüfte Daten ins Zielsystem fließen.

Pfad in DokuParse: Prüfung → Dokument auswählen → Freigeben/Ablehnen

Rollen und Berechtigungen:

• Admin: Kann alles (Konto verwalten, MFA setzen, Einstellungen, Freigaben)
• Manager: Kann Dokumente prüfen und freigeben
• Operator: Kann Dokumente hochladen und nur eigene Dokumente einsehen

4. Geprüfte Daten exportieren

Nach der Freigabe gehen die Daten als strukturiertes CSV in Ihr Zielsystem — entweder per Download oder über eine konfigurierte Schnittstelle.

Der Export erfolgt mit:

• Konfigurierbarem Feldmapping (Ihre Feldnamen ↔ DokuParse-Feldnamen)
• Wählbarem Trennzeichen und Encoding
• Optional: spezialisierten Formaten (z. B. ESRS-CSV für ESG, GENERIC_CSV für alle)

Pfad in DokuParse: Einstellungen → Export-Konfigurationen → Export-Profil erstellen

Verfügbare Export-Formate nach Vertical:

• ESG: GENERIC_CSV, ESRS (Nachhaltigkeitsberichterstattung)
• WEG: GENERIC_CSV (importierbar in gängige Verwaltungssoftware)
• Logistik: GENERIC_CSV (Zoll- und ERP-Import)

Voraussetzungen und Plan-Gating

Welcher Plan passt für Sie?

Overage: Wenn Sie im Free-Plan über 5 Dokumente hochladen, wird der Upload ab Dokument 6 abgelehnt (HTTP 429). In kostenpflichtigen Plänen fallen Überkosten an (€0,99–0,69 pro zusätzliches Dokument, je Plan).

Notwendige Features nach Anwendungsfall

Sie wollen einfach testen: Kostenlos mit dem Free-Plan ohne Kreditkarte.

Sie verwalten Lieferantenbelege für ESG/LkSG: Ab Starter können Sie eigene Dokumenttypen definieren. Ab Professional können Sie E-Mails automatisch einreichen und die Suchfunktion nutzen.

Sie haben hohe Belegmengen (>100/Monat): Professional oder Business — hier auch automatische E-Mail-Intake und API-Zugang.

Sie arbeiten mit mehreren Nutzern: Ab Starter (2 User) bis Business (25 User).

Zusätzliche Anforderungen

Zweifaktor-Authentifizierung (MFA): Optional für alle, aber empfohlen für Admin-Konten. Aktivierbar unter Einstellungen → Sicherheit.

E-Mail-Intake (ab Professional): Funktioniert über einen gemeinsamen Mailbox-Alias, den Sie definieren. Einmalige Einrichtung über Einstellungen → E-Mail-Eingang.

API-Zugang (ab Professional): Sie erhalten einen API-Schlüssel, den Sie in Einstellungen → API-Schlüssel generieren.

Limits und Besonderheiten

Seitenumfang pro Dokument: Ist begrenzt, um Kosten zu kontrollieren. Die Begrenzung gilt der A3-Extraktion (KI-Aufrufe). Die restlichen Seiten werden später zur semantischen Suche indiziert (günstiger).

Vorschrift § 312j/§ 312i BGB (Zahlungspflichtige Pläne): Jede kostenpflichtige Bestellung läuft über einen Bestätigungsschritt — Sie sehen den Brutto-Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer und bestätigen die vier Rechtstexte (AGB, Datenschutz, KI-Hinweis, Auftragsverarbeitung).

Widerrufsrecht: Zahlungen können Sie in Einstellungen → Abrechnung → Verträge hier kündigen fristgerecht kündigen.

Jahresabrechnung verfügbar: Bei Jahreswahl sparen Sie 20 % gegenüber der Monatsabrechnung.

Häufige Fragen beim Start

Wie lange dauert die erste Extraktion?
Typischerweise 30–60 Sekunden. Die Geschwindigkeit hängt von Dokumentgröße und Netzwerk ab.

Was passiert mit Dokumenten, die nicht in mein Vertical passen?
Sie werden vor der KI-Verarbeitung abgewiesen — sie nehmen weder Speicherplatz noch KI-Token in Anspruch.

Muss ich MFA aktivieren?
Nein, es ist optional. Empfohlen ist es für Admin-Konten.

Kann ich mein Konto später upgraden?
Ja. Sie können jederzeit von Free auf einen kostenpflichtigen Plan wechseln — über Einstellungen → Abrechnung → Plan ändern.

Funktioniert DokuParse auch mit gescannten PDFs?
Ja. DokuParse liest auch eingescannte Dokumente. Bei schlechter Scan-Qualität markiert es die betroffenen Felder zur manuellen Prüfung.

Wo werden meine Dokumente gespeichert?
In der EU (Azure-Region Westeuropa), gehostet und verarbeitet. Mandanten sind datenbankseitig isoliert.

Gibt es einen kostenlosen Test?
Ja — der Free-Plan ermöglicht 5 Dokumente/Monat zum kostenlosen Testen, ohne Kreditkarte erforderlich.

Nächste Schritte

1. Kostenlos registrieren: Gehen Sie auf die Startseite und klicken Sie Kostenlos testen. Wählen Sie Ihr Vertical (ESG, WEG oder Logistik).
2. Erstes Dokument hochladen: Gehen Sie zu Dokumente → Hochladen und laden Sie ein typisches Dokument aus Ihrer Branche hoch.
3. Extraktion ansehen: Nach 30–60 Sekunden sehen Sie die ausgelesenen Felder mit Konfidenzwerten.
4. Freigeben oder ablehnen: Prüfen Sie die Werte und geben Sie frei oder lehnen Sie ab.
5. Demo vereinbaren (optional): Für Fragen zu Ihrem spezifischen Belegmix buchen Sie eine kostenlose Demo unter Kontakt → Demo vereinbaren.